Συνέδρια
Εκθέσεις
Πολιτιστικές Εκδηλώσεις
Έντυπα
Facebook   Twitter   |   Λευκό   |   English

Αρχική

Προφίλ

Συνέδρια -
Εκδηλώσεις

Εκδόσεις

Η Περιοχή

Επικοινωνία






Γραμματειακή Υποστήριξη
  • Αναλυτικός σχεδιασμός του συνεδρίου, σε συνεργασία με την Οργανωτική Επιτροπή.
  • Γραμματειακές ανάγκες Οργανωτικής Επιτροπής: Δημιουργία ημερολογίου, χάραξη χρονοδιαγράμματος και τήρηση ψηφιακών αρχείων. Αλληλογραφία για την χορήγηση σχετικών αδειών και εγκρίσεων από φορείς.
  • Επικοινωνία με προσκεκλημένους ομιλητές. Παραλαβή, επεξεργασία και ταξινόμηση Εισηγήσεων και Ανακοινώσεων.
  • Μαζικές αποστολές - ταχυδρομικές και ηλεκτρονικές - των εντύπων του συνεδρίου, για την ενημέρωση των ενδιαφερομένων.
  • Επικοινωνία και συντονισμός με προμηθευτές και χορηγούς.
  • Προεγγραφές συνέδρων, παροχή πληροφοριών, κάλυψη ξενοδοχειακών αναγκών, έκδοση αεροπορικών εισιτηρίων και οργάνωση μετακινήσεων.
  • Υποδοχή και μεταφορά συνέδρων και προσκεκλημένων ομιλητών από και προς το αεροδρόμιο. Υποδοχή στα ξενοδοχεία. Μεταφορά προς και από τον συνεδριακό χώρο.
  • Οργάνωση και προετοιμασία συνεδριακού υλικού.
  • Οργάνωση του συνεδριακού χώρου, κάλυψη από μηχανήματα γραμματειακής υποστήριξης, σήμανση και διακόσμηση χώρων, οργάνωση προστασίας του χώρου και διακριτικής ασφάλειας.
  • Οργάνωση και επιμέλεια χορηγικών εκθέσεων.
  • Υποδοχή στον συνεδριακό χώρο, ηλεκτρονικές εγγραφές, παράδοση συνεδριακού υλικού στους συνέδρους, slide reception , ταξιθεσία.
  • Διαρκής παρουσία ειδικευμένου προσωπικού στην αίθουσα συνεδριάσεων, για μεταφορά ασυρμάτων μικροφώνων και το service στην αλλαγή των ομιλητών.
  • Μαγνητοφώνηση, βιντεοσκόπηση συνεδριάσεων, διαρκής φωτογραφική καταγραφή.
  • Γραμματεία οργανωμένη, καθ' όλη τη διάρκεια του συνεδρίου, για την εξυπηρέτηση των συνέδρων και των αναγκών της Οργανωτικής Επιτροπής. Λίστες συμμετεχόντων διαρκώς ενημερωμένες.
  • Αποστολή ευχαριστήριων επιστολών σε προσκεκλημένους ομιλητές, χορηγούς, συντελεστές και συνεργάτες, καταγραφή θετικών και αρνητικών σημείων, παράδοση φακέλου στην Οργανωτική Επιτροπή.

 
Διαχείριση Οικονομικών
 
Σύνταξη προϋπολογισμού. Εξασφάλιση ταμειακής ροής, άνοιγμα ειδικού λογαριασμού στην τράπεζα. Οικονομικές διαπραγματεύσεις και συντονισμός με προμηθευτές και χορηγούς, έκδοση παραστατικών, σύνταξη αναλυτικού απολογισμού.

Οργάνωση Κοινωνικού Προγράμματος
 
Επιλογή και συντονισμός catering , καθορισμός menu , οργάνωση δεξιώσεων, γευμάτων και δείπνων. Οργάνωση τελετών έναρξης και λήξης, συναυλιών και άλλων εκδηλώσεων. Εκδρομές, περιηγήσεις, ξεναγήσεις αλλοδαπών συνέδρων ή συνοδών μελών.

Δημιουργία Εντύπων (in house)
 
Λογότυπο συνεδρίου και σχεδιασμός των εντύπων. Αφίσα, πρώτη και δεύτερη ανακοίνωση, τελικό πρόγραμμα, προσκλήσεις και άλλα μικροέντυπα, πιστοποιητικά παρακολούθησης, badges , λάβαρα και πανό, τόμοι πρακτικών, CD.

Προβολή και Δημόσιες Σχέσεις
 
Ιστοσελίδα και σύνδεσή της με άλλα sites , καταλογογράφηση του συνεδρίου σε σχετικές λίστες και δελτία. Δημοσιοποίησή του σε άλλα σχετικά συνέδρια, καταχωρίσεις σε ειδικά έντυπα, αφισοκόλληση σε επιλεγμένους -σχετικούς με το αντικείμενο χώρους. Ενημέρωση και τροφοδοσία των ΜΜΕ, οργάνωση press conference , δελτία τύπου.

Τεχνική Κάλυψη (συνεργασία)
 
Οπτικοακουστικά, μεταφραστικά, tele voting , και όποια άλλη ανάγκη μεγαλύτερη των δικών μας μέσων, καλύπτεται από εξωτερικούς μας μόνιμους συνεργάτες, με τη δική μας εγγύηση και ευθύνη. Επίσης, αναλαμβάνουμε υπηρεσίες διερμηνείας, μεταφράσεων και απομαγνητοφωνήσεων.
© 2006-2018 Synedra. All rights reserved.